香港公司新查册安排保障个人私隐

主席：

 

关于建议实施现行《公司条例》中保护公司登记册上个人资料的有关条文，在我们提交予委员会的文件上已有提到。

 

我们现建议落实的查册安排，事实上已于2012年获立法会通过，希望优化查册安排，以通讯地址及部分身分识别号码分别替代个人的通常住址和完整身分识别号码，供公众查阅，减低敏感个人资料被滥用的风险。我们拟实施的条文与其他普通法司法管辖区做法相若，包括英国和澳洲。新查册安排在确保公众能继续获取所需资料以确定公司的董事和其他主要人员的身分，及保护有关个人私隐之间取得合理平衡。

 

有关安排实际上早于2009年政府在修订条例过程中已获广泛谘询及讨论。近年由于「起底」及滥用个人资料情况激增，大家都会同意社会更倚重网络平台及社交媒体作沟通，社会对公共登记册所载个人资料是否获得足够保障越来越关注。个人资料私隐专员公署亦曾于2015年发表报告，当中指出从公共登记册取览的个人资料，如在使用方面没有考虑到原本收集资料及将其公开披露的目的，又或没有适当的保障措施，会引发一连串的私隐风险，因而损害资料当事人的利益，并建议政府应推行措施限制披露向公司注册处提供的公司董事身分证明文件号码及住址。因此，我们认为现在是适当时候落实相关安排。

 

正如大家在文件中看到，实施新查册安排涉及大幅改良公司注册处的资讯系统，因此我们建议先将部分相关条文落实，透过渐进的方式尽早优化个人资料保障的安排。简单而言，首阶段会先容许公司保护公司自行备存的登记册上的个人资料；第二阶段于2022年10月让公司注册处保护所有新登记文件上的完整个人资料、即新的资料；第三阶段于2023年年底当公司注册处的新综合资讯系统全面落实后，让该处在收到有关人士的申请时保护先前已登记的文件上的完整个人资料。

 

这几天，我留意到在局方向立法会提交文件后，社会及媒体上对建议有提出各种意见。我必须强调，在新查册安排实施后，所有查册人士，不论传媒、雇员或专业人士，将可继续即时取览公司登记册上的董事的资料，当中包括董事个人的通讯地址和部分身分识别号码，而其他现时可查询的资料并没有任何新添的限制。这些资料连同董事的姓名及公司名称，已足够让查册人士确认有关董事的身分。专业人士在进行尽职审查时，除了上述资料外，在有需要时，亦可在获得有关董事授权后向公司注册处申请查阅其住址及完整身分识别号码。我亦必须强调，新查册安排不会影响打击清洗黑钱的执法行动。我们会设立有效的机制，使执法部门和监管机构可迅速从公司注册处取得受保护的资料，以确保它们能继续执行其法定职责，使各项执法和监管工作不受影响。

 

另一个大家关心的是有关文件的传送，《公司条例》已订明，公司董事必须提供个人通讯地址取代住址，而通讯地址不得为邮政信箱号码，故此董事提供的通讯地址必须为具体地址，可用于传送文件。如遇有文件无法以通讯地址送达有关董事的情况，条例亦已订明，法院有权命令公司注册处披露该董事的住址作通讯之用。此外，如通讯地址失效，公司注册处处长亦有权透露董事的住址让公众查阅。因此新查册安排不会对必要的文件传送构成窒碍。

 

我们下一步会向立法会呈交相关的附属法例，其中包括载列指明人士，保证他们可在有需要时向公司注册处查阅公司董事的完整个人资料，指明人士包括公司股东、公职人员、公共机构、执法机构（包括劳工处），我相信劳工界代表是比较关心的、破产案受托人或清盘人及《受托人条例》、《公司条例》及《打击洗钱及恐怖分子资金筹集条例》的调查人员等，确保香港金融中心及公司管治制度能持续稳健。

 

我们明白社会各界需时了解新安排的细节，因此我们现时将三步走，即整个分阶段落实的安排一并征询委员会，让各议员及公众能够及早得悉整个拟议的安排。我们将于稍后开展相关的立法程序，各持份者可以继续在过程中表达意见。

 

接下来的时间局方和公司注册处的同事乐意解答大家的问题。

 

多谢主席。